ViNOW bietet Ihnen 2 verschiedene Nutzungsmodelle an. Von Ihrer Wahl hängt ab, welche Prozesse in der Mittagsverpflegung wir für Sie erledigen und welche Aufgaben bei Ihnen bleiben. Wir stellen Ihnen die Gemeinsamkeiten und Unterschiede gegenüber.
Variante 1: ViNOW Full Service
Wir erledigen alle Managementaufgaben rund um die Mittagsverpflegung für Sie. Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft - auf die Zubereitung von Essen mit bester Qualität. Sie liefern die Essen nach der täglichen oder wöchentlichen Bestellübersicht, die wir Ihnen zukommen lassen. Am Monatsende erhalten Sie eine Sammelgutschrift und Auszahlung (auch offener Posten, z.B. BuT) direkt von uns.
Rechnungsstellung
ViNOW rechnet direkt mit den Eltern und sozialen Trägern für BuT ab. Dabei verwalten wir das Guthaben der Eltern für Sie und ermögliche moderne Zahlungsmethoden wie PayPal, Kreditkarte, Google Pay, Apple Pay und Klarna. ViNOW trägt für Sie das Risiko von Zahlungsausfällen oder Widerrufen von Gutscheinen nach Bildung und Teilhabe. Gebühren, die im Zahlungsprozess anfallen, werden von ViNOW übernommen.
Sie müssen keine Mahnungen, Zahlungserinnerungen oder geplatzte Lastschriften mehr abwickeln, sondern erhalten das Geld von uns. Ihre Buchhaltung umfasst nur noch eine Gutschrift statt hunderter oder tausender Einzelrechnungen.
ViNOW ist umsatzsteuerpflichtig, die Abrechnung erfolgt mit 7% oder 19% MwSt. je nach Leistung.
Kundenverwaltung und Support
Wir sind der zentrale Ansprechpartner für Sie, die Kunden und die Bildungseinrichtungen. Wir übernehmen die Registrierung der Eltern in Zusammenarbeit mit der Einrichtung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Die Auszahlung von Eltern beim Jahreswechsel oder Beendigung der Verpflegung ist ebenfalls abgedeckt.
Unser Support steht bei Fragen rund um die Mittagsverpflegung und die App für die Eltern bereit, sodass Sie hier keine Personalressourcen binden müssen.
Ausgabe des Essens
Die Ausgabe des Essens kann per Namensliste, QR basiert oder per NFC/RDFID Chip erfolgen. Für weitere Details wenden Sie sich bitte direkt an uns. Sie erhalten Statistiken und Prognosen zu den Essenszahlen in unserem Dashboard.
Speiseplan und Essenszahlen
Sie übermitteln uns den Speiseplan in einem beliebigen Format und unser Team trägt diesen in die App ein. Wir stellen Ihnen den Speiseplan digital (für Info-Terminals) und optional auch physisch als Ausdruck in Ihrem Corporate Design bereit. Eltern können den Speiseplan mit optionalen Alternativen für vegetarische, allergikerfreundliche oder halal Menüs online abrufen.
Die Bestellungen bzw. Essenszahlen stellen wir Ihnen per Schnittstelle (HTTP Push oder REST API) für die Integration in Ihre Planungssoftware bereit.
Variante 2: ViNOW Self Service
Wir stellen Ihnen unsere moderne und nutzerfreundliche App sowie das Administrationspanel zur Verfügung. Sie nutzen unsere Tools für die Rechnungsstellung auf Ihren Namen und verwalten das Guthaben auf Ihrem Konto selbstständig.
Rechnungsstellung
ViNOW fasst die monatlichen Essenszahlen in einer Rechnung zusammen. Ob Sie hierbei nach dem Prepaid (Vorauszahlung und Guthaben) oder Postpaid (nachträgliche Zahlung des genauen Rechnungsbetrags) arbeiten, überlassen wir Ihnen. Gutscheine für Bildung und Teilhabe (BuT) erhalten Sie direkt und hinterlegen sie im System. ViNOW kann die Rechnungen automatisch per E-Mail versenden und offene Posten mit den Zahlungseingängen abgleichen.
Für Ihre Buchhaltung stellen wir einen Export aller Rechnungen bereit. Die Verbuchung der Rechnungen sowie Abführung der Umsatzsteuer fällt in Ihren Bereich.
Wenn Sie umsatzsteuerbefreit sind, können Sie auch in ViNOW mit 0% MwSt. abrechnen.
Kundenverwaltung und Support
Bei Fragen zur App stehen wir Ihnen und Ihren Kunden gerne zur Verfügung. Alle anderen Fragen, z.B. zu Guthaben, Bestellungen oder Stornos gehen direkt an Sie und werden von Ihnen bearbeitet. Dabei sind Sie der zentrale Ansprechpartner für alle Beteiligten.
Speiseplan in App einfügen
Sie fügen den Speiseplan selbstständig in die App ein und können jederzeit entscheiden, wie viel Vorlauf Sie dabei gewähren. Es stehen 10 Menülinien zur Verfügung, die Sie individuell konfigurieren können. So lassen sich Essen in Frühstück, Mittag, Abendessen trennen oder als Veggie/Halal markieren.
Fazit
Mit ViNOW Full Service (empfohlen) entscheiden Sie sich für eine vollständig integrierte Lösung, bei der Sie sich auf Ihre Kernkompetenz fokussieren und unsere Experten den Rest erledigen lassen. Sie profitieren von unseren geprüften Prozessen und permanenter Qualitätssicherung. Durch Skalierungseffekte (Economy of Scale) können wir diese Leistungen zu einem möglichst günstigen Preis anbieten.
Mit ViNOW Self Service entscheiden Sie sich für zeitgemäße und innovative Tools, mit denen Sie Ihre Mittagsverpflegung selbständig digitalisieren können und die maximale Kontrolle haben.
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